Прием нового сотрудника на работу — это не только кадровые документы и приказ, но и обязательная отчетность в Социальный фонд России (СФР). С 1 января 2023 года работодатели сдают единую форму ЕФС-1, которая заменила собой прежние бланки, в т.ч. СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и другие. В этой статье подробно разберем, какой отчет нужно подать при приеме работника, в какие сроки и как избежать штрафов.

Что такое форма ЕФС-1

ЕФС-1 — это единая форма отчетности для работодателей, которую подают в СФР в отношении каждого работника как застрахованного лица. Форма состоит из нескольких разделов и подразделов, но при приеме сотрудника заполнять отчет целиком не нужно — достаточно конкретных подразделов.

Отчет ЕФС-1 сдают в случаях, когда оформляют:

• прием сотрудника на работу и увольнение;
• перевод на другую должность;
• присвоение работнику второй профессии;
• приостановку и возобновление трудового договора;

Какие разделы заполнять при приеме работника

Чтобы уведомить СФР о приеме нового сотрудника, заполняют подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — «Сведения о трудовой деятельности». В нем указывают:

• персональные данные работника (ФИО, СНИЛС, ИНН);
• дату приема на работу;
• наименование должности и структурного подразделения;
• код кадрового мероприятия — «ПРИЕМ»;
• реквизиты приказа о приеме (номер и дату);
• характер работы и условия труда.

Полный список кодов кадровых мероприятий и их расшифровка содержатся в Приказе СФР от № 2315. Обратите внимание: с 30 декабря 2025 года бланк и правила заполнения формы изменились согласно Приказу СФР № 1462, поэтому важно использовать актуальную редакцию отчета.

Сроки подачи отчета

Сроки представления отчетности установлены в ст. 11 Федерального закона от № 27-ФЗ. Главное правило при приеме работника:

Сведения о трудовой деятельности (подраздел 1.1 ЕФС-1) нужно подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.

Это одно из самых строгих требований: задержка даже на один день чревата штрафом. Помимо технических ошибок в заполнении, пропуск срока подачи — самое частое нарушение работодателей.

Как подать отчет

ЕФС-1 можно сдать двумя способами:

1. В электронном виде — через оператора электронного документооборота, личный кабинет страхователя на сайте СФР или через бухгалтерские программы. Электронная сдача обязательна для работодателей с численностью более 10 человек.
2. На бумаге, подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подают в территориальный орган СФР по месту учета работодателя (доступно при численности до 10 человек включительно).

Ответственность за нарушения

За несвоевременную подачу сведений или ошибки в отчете предусмотрены штрафы:

• за нарушение срока подачи — штраф на должностное лицо;
• за недостоверные или неполные сведения — штраф за каждого застрахованного лица;
• за нарушение порядка электронной сдачи — отдельный штраф;

Практические рекомендации

• Настройте в бухгалтерской программе автоматическое формирование ЕФС-1 при проведении приказа о приеме.
• Проверяйте СНИЛС и ИНН нового сотрудника до подачи отчета, ошибки в персональных данных приводят к отказу в приеме отчета.
• Используйте только актуальную редакцию формы, утвержденную Приказом СФР № 1462.
• Не откладывайте подачу: лучше отправить отчет в день издания приказа.
• Сохраняйте квитанции о приеме отчета — они подтвердят соблюдение сроков при проверке.

При приеме работника работодатель обязан подать в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме. Своевременная и корректная сдача отчета позволит избежать штрафов и обеспечит правильный учет трудовой деятельности сотрудника в системе пенсионного и социального страхования.