Декретный отпуск, это особый трудовый режим, при котором сохраняются рабочее место и должность, но меняется порядок расчетов и взаимодействия с работодателем. В этот период сотруднику часто требуются справки: для банка (ипотека, кредит), для Социального фонда России (СФР), для оформления пособий, для визы или нового работодателя. Ниже представлено подробное руководство с образцами основных видов справок, актуальных на 2026 год;
Нормативная база и общие требования
Выдача справок регулируется ст. 62 ТК РФ (работодатель обязан предоставить справку в течение 3 рабочих дней) и Постановлением Минтруда России от № 69 (утверждены рекомендуемые формы Т-2, 182н и др.).
Обязательные реквизиты любой справки (п. 2 ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»):
- Наименование документа («Справка»);
- Дата составления;
- Наименование организации (полное и сокращенное) или ФИО ИП;
- ИНН/КПП организации;
- Содержание сведений (факт работы, должность, заработная плата и т.д.);
- Должность, ФИО, подпись ответственного лица (руководителя, бухгалтера, кадрового сотрудника) с расшифровкой подписи;
- Печать организации (если она используется, см. ст. 6 ТК РФ).
Основные виды справок и образцы
Справка о месте работы и должности (Форма Т-2 или свободная форма)
Самый частый запрос: для банка, визы, суда, опеки. Подтверждает факт трудовых отношений, должность и стаж. Заработная плата в эту справку не включается (если не просит сотрудник).
Образец 1: Справка в свободной форме (универсальная)
ООО «РОМАШКА» ИНН ### КПП 770101001 г. Москва, ул. ###, д. 10 СПРАВКА № 45-И от 10 января 2026 г. Настоящей подтверждаю, что Иванова Мария Петровна (паспорт 45 09 123456, выдан ОМСК г. Москвы , код подразделения 770-012), проживающая по адресу: г. Москва, ул. ###, д. 5, кв. 10, состоит в штате ООО «РОМАШКА» с 15 февраля 2018 г. по настоящее время. Должность: главный бухгалтер (штатная единица № 5). Трудовой договор № 12/18 от г. (срок не определен). Режим работы: полный рабочий день, 5-дневная рабочая неделя. В период с 01 июня 2025 г. по настоящее время находится в декретном отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (приказ № 105-ОД от г.). Рабочее место и должность сохранены в соответствии со ст. 256 ТК РФ. Справка выдана для предоставления в Сбербанк ПАО по требованию работника. Генеральный директор _____________ /Петров П.П./ М.П. (расшифровка подписи) Главный бухгалтер _____________ /Сидорова А.В./ (расшифровка подписи)
Справка о заработной плате (для банка, ипотеки, алиментов)
Банки требуют данные о доходах за последние 6–12 месяцев. Нюанс декретного отпуска: за период нахождения в отпуске по уходу за ребенком (до 1,5 или 3 лет) заработная плата не начисляется (выплачиваются пособия от СФР). Поэтому справка должна честно отражать: оклад, начисления за отработанное время и нули/пособия за период декрета.
Образец 2: Справка о доходах (аналог формы по Приказу Минтруда № 69 / Форма банка)
АО «ВЕКТОР» ИНН ### КПП ###0000, г. Санкт-Петербург, Невский пр., д. 50 СПРАВКА О ДОХОДАХ РАБОТНИКА № 112/Д от г. ФИО работника: Смирнова Елена Владимировна СНИЛС: 123-456-789 00 Должность: Менеджер по продажам (т.д. № 12) Дата приема на работу: г. Оклад (ставка тарифного оклада): 60 000,00 руб. Начисленные суммы за период с по (12 месяцев):
| Месяц | Отработано дней | Начислено зарплаты (руб.) | НДФЛ (руб.) | Выплачено на руки (руб.) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| Январь | 20 | 60 000,00 | 7 800,00 | 52 200,00 | Отработано полностью |
| Февраль | 18 | 54 000,00 | 7 020,00 | 46 980,00 | Отработано полностью |
| Март | 14 | 42 000,00 | 5 460,00 | 36 540,00 | Уход в декрет с 15.03 (Б/Л) |
| Апрель | — | — | — | — | Декретный отпуск (Б/Л, пособие от СФР) |
| Май | — | — | — | — | Декретный отпуск (пособие от СФР) |
| Июнь | — | — | — | — | Декретный отпуск (пособие от СФР) |
| Июль | — | — | — | — | Декретный отпуск (пособие от СФР) |
| Август | — | — | — | — | Декретный отпуск (пособие от СФР) |
| Сентябрь | — | — | — | — | Декретный отпуск (пособие от СФР) |
| Октябрь | — | — | — | — | Декретный отпуск (пособие от СФР) |
| Ноябрь | — | — | — | — | Декретный отпуск (пособие от СФР) |
| Декабрь | — | — | — | — | Декретный отпуск (пособие от СФР) |
Справка в форме 182н (для СФР, расчет пособий по беременности и родам / уходу за ребенком)
Это строго регламентированная форма (Приказ Минтруда от № 387н, ранее 182н от 2011 г.). Заполняется работодателем для расчета пособий, если у женщины нет стажа или она просит учесть доходы у нескольких работодателей.
Ключевые поля формы 182н (актуальные на 2026 г.):
- Расчетный период: 2 календарных года, предшествующих году страхового случая (для декрета 2026 г. — это 2024 и 2025 гг.).
- Вид оплаты труда: код по справочнику (например, 1 — оклад, 2, сдельная, 3, процентная).
- Суммы начислений, с которых исчислены страховые взносы: только «белое» официальное доходы.
- Периоды исключения: больничные, декретные отпуска предыдущие, уход за больным родственником — дни этих периодов вычитаются из календарных дней расчетного периода.
Примечание: Форма 182н заполняется в 2 экземплярах (один работнику, второй в архив). Сейчас данные чаще передаются в СФР электронно через СЗВ-ТД/СЗВ-СТАЖ, но бумажная форма 182н остается актуальной для ручного подачи или архива.
Справка для получения пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет (если работодатель выплачивает пособие)
С 2023 года пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет выплачивает СФР. Работодатель не выплачивает и не рассчитывает его. Однако работодатель должен своевременно передать в СФР сведения о найме/увольнении (СЗВ-ТД) и о периодах неработоспособности/декрете (СЗВ-СТАЖ). Отдельная бумажная справка от работодателя для этого пособия, как правило, не требуется, если данные переданы электронно.
Особенности оформления справок в декретном отпуске
Указание основания отсутствия
В любой справке за период декрета обязательно указывайте основание:
- Больничный лист (Б/Л) по беременности и родам, оплачивается работодателем (первые 10 дней) и СФР. В справке о доходах: начисления есть.
- Декретный отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет — пособие 100% от СФР. Заработной платы нет.
- Декретный отпуск по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет — пособие от СФР (если назначено регионально/федерально) или не выплачивается. Заработной платы нет. Рабочее место сохранено.
Сроки выдачи
Согласно ч. 2 ст. 62 ТК РФ — не позднее 3 рабочих дней с дня обращения работника. Нарушение влечет штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (для юрлиц 30–50 тыс. руб.).
Электронный документооборот (ЭДО)
Если в компании внедрен ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.), справку можно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и направить работнику в личный кабинет или на email. Это равносильно бумажному оригиналу (ст. 6, 9 ФЗ-63 «Об электронной подписи»). Для банков часто требуется распечатка с указанием «Подписано УКЭП».
Типичные ошибки, которых стоит избегать
| Ошибка | Последствие | Как правильно |
|---|---|---|
| Указать пособие СФР как «заработную плату» в справке для банка | Банк может отказать в кредите (разный источник дохода), налоговая — вопросы по НДФЛ | В справке о зарплате за период декрета ставить 0 / прочерк. Пособия подтверждает справка из СФР. |
| Не указать, что сотрудник в декрете (писать «работает») | Обман банка/визового центра, риск отказа | Честно писать: «Находится в декретном отпуске по уходу за ребенком с __ по __ (приказ № __)». |
| Отказать в выдаче справки, ссылаясь на декрет | Штрафы, проверки ГИТ, судебные иски | Выдавать в срок 3 дня. Декрет не лишает права на справки. |
| Использовать старую форму 182н (до 2023 г.) | СФР не примет для расчета пособий | Использовать форму по Приказу Минтруда № 387н от . |
Алгоритм действий HR/Бухгалтера при получении заявления
- Принять заявление от работника (в свободной форме: «Прошу выдать справку о месте работы/доходах для [Куда]»).
- Зарегистрировать входящий документ (журнал учета справок).
- Определить вид справки (Т-2, 182н, форма банка, свободная форма).
- Сформировать данные из 1С/Кадровой программы/Табелей учета рабочего времени.
- Заполнить бланк (проверить ИНН, КПП, СНИЛС, периоды декрета по приказам).
- Подписать руководителем и/или главным бухгалтером (по форме 182н — обязательно оба). Поставить печать (если есть).
- Выдать работнику под роспись в журнале выдачи справок (ФИО, дата, вид справки, подпись получателя) или отправить по ЭДО/почте (ценным письмом с вложением).
Грамотное оформление справок сотруднику в декретном отпуске — это не только выполнение требований ТК РФ, но и залог лояльности персонала и отсутствия претензий от контролирующих органов (ГИТ, СФР, Прокуратура) и банков. Главные принципы: своевременность (3 дня), достоверность данных (честное отражение нулевой зарплаты в декрете) и соблюдение формы (182н для СФР, свободная/банковская — для кредитов).
Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируя реквизиты своей организации и конкретную ситуацию работника. Для автоматизации рекомендуется использовать типовые отчеты 1С:ЗУП или КАМИН, которые уже учитывают актуальные формы 2026 года.
Статья подготовлена в информационных целях. При оформлении конкретных документов рекомендуется сверяться с актуальным Трудовым кодексом РФ, приказами Минтруда и СФР, а также внутренними локальными нормативными актами организации.