Вопрос сроков начисления и выплаты командировочных расходов является одним из самых обсуждаемых в кадровом и бухгалтерском учете. Российское трудовозаконодательство устанавливает общие принципы, но делегирует работодателю право устанавливать конкретные даты во внутренних локальных нормативных актах (ЛНА). В статье подробно разберем, как правильно определить время начисления суточных, оплаты среднего заработка и возмещения расходов, чтобы избежать штрафов, судебных споров и налоговых рисков.

Нормативная база: что говорят ТК РФ и Постановление Правительства № 749

Основными документами, регулирующими порядок оплаты командировок, являются:

• Статья 167 ТК РФ — гарантии сохранения среднего заработка работника во время командировки.
• Статья 168 ТК РФ — порядок возмещения расходов, связанных со служебной командировкой (проезд, жилье, суточные и иные расходы).
• Статья 136 ТК РФ, сроки выплаты заработной платы (не реже двух раз в месяц), которые по умолчанию распространяются и на средний заработок в командировке.
• Постановление Правительства РФ от № 749 — детальный регламент возмещения расходов на проезд, найм жилья, суточных и иных расходов.

Ключевой момент: законодатель не установил единую жесткую дату выплаты суточных (в отличие от зарплаты). Однако работодатель обязан зафиксировать эти сроки в своих локальных актах (Положении о командировках, Положении об оплате труда, Трудовом договоре).

Структура командировочных выплат и сроки для каждой части

Командировочные расходы состоят из трех независимых блоков, для каждого из которых могут действовать свои временные рамки:

Средний заработок (заработная плата за время командировки)

Согласно ст. 167 ТК РФ и Письму Минтруда России от № 14-1/ООГ-4422, средний заработок сохраняется и выплачивается за все дни командировки (включая дни в пути, выходные и праздничные дни, если они попали в период командировки).

• Срок выплаты: должен совпадать со сроками выплаты заработной платы, установленными ст. 136 ТК РФ (не реже двух раз в месяц, например, 5-е и 20-е число).
• Практика судов: Арбитражные и суды общей юрисдикции (в т.ч. пример из обзора КонсультантПлюс) подтверждают: если ЛНА устанавливают выплату зарплаты 5 и 20 числа, то средний заработок за командировку должен быть начислен и выплачен именно в эти даты, относящиеся к отработанному периоду.
• Налогообложение: подлежит удержанию НДФЛ и страховым взносам, учитывается в расходах на оплату труда.

Суточные (ежедневные пособия)

Суточные выплачиваются на каждый день командировки (в т.ч. дни в пути, выходные, праздничные) для покрытия личных расходов работника на питание и бытовые нужды (п. 9 Постановления № 749).

• Срок выплаты: не установлен законом жестко. Работодатель устанавливает его в ЛНА самостоятельно.
• Частая практика: выплата суточных производится заранее (перед выездом), авансом, либо вместе с зарплатой за отработанный период, либо после возвращения по авансовому отчету.
• Важно: Если суточные выплачены заранее, работник обязан отчитаться о их расходовании (хотя закон не требует чеков на суточные, отчет о проделанной работе/пребывании нужен).
• Нормы не облагаемые НДФЛ: до 700 руб./сутки в РФ и 2500 руб./сутки за рубежом (п. 3 ст. 217 НК РФ). Сверхнормативная часть облагается НДФЛ и взносами.

Возмещение расходов на проезд, жилье и иные расходы

Возмещается на основании предоставленных работником документов (билеты, квитанции, чеки гостиницы, договоры аренды) в порядке, установленном п. 2–8 Постановления № 749.

• Срок возмещения: ЛНА могут установить выплату после предоставления документов (по авансовому отчету).
• Аванс на расходы: Если работодатель выдает деньги под отчет на проезд/жилье, срок отчетности строго регламентирован ст. 168 ТК РФ — не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки.

Как правильно зафиксировать сроки в локальных актах (ЛНА)

Отсутствие четких сроков в ЛНА — главная причина споров с инспекцией труда и судами. Рекомендуемая структура положения в Положении о командировках или Положении об оплате труда:

1. Средний заработок: «Начисляется и выплачивается в сроки, установленные для выплаты заработной платы Положением об оплате труда (например, аванс — до 20-го числа текущего месяца, зарплата, до 5-го числа следующего месяца)».
2. Суточные: «Выплачиваются работнику заранее (не позднее чем за 3 рабочих дня до выезда) на основании служебной записки/приказа о командировке» ИЛИ «Выплачиваются в день выдачи заработной платы за период проведения командировки».
3. Расходы на проезд/жилье: «Возмещаются после предоставления учетных документов (билетов, чеков) в бухгалтерию в срок не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения (ст. 168 ТК РФ)».

Совет: Лучше всего разделить потоки: суточные — авансом до выезда (это снимает вопросы задержки зарплаты), проезд/жилье — по факту (по чекам) или тоже авансом с последующим расчетом.

Сложные ситуации и судебная практика

Командировка неопределенной продолжительности

Если срок командировки заранее неизвестен (например, «до завершения монтажа оборудования»), в приказе о командировке указывается: «Срок командировки: до завершения работ по служебному заданию».

• Средний заработок выплачивается по обычным срокам зарплаты за отработанное время (ежемесячно).
• Суточные можно выплачивать частями (еженедельно, раз в две недели) — это нужно зафиксировать в ЛНА или служебной записке.

Выезд/возврат в выходной/праздничный день

Согласно Постановлению № 749 и разъяснениям Минтруда (журнал «Нормативные акты для бухгалтера», 2026, № 3):

• Дни в пути в выходные/праздничные дни оплачиваются как дни командировки (сохраняется средний заработок + платятся суточные).
• Если работник выполнял работу в выходной день в командировке — оплата в двойном размере или по тарифу + отгул (по выбору работника, ст. 153 ТК РФ).
• Отгул, предоставленный за работу в выходной в командировке, оплачивается как обычный рабочий день (средний заработок).

Риски работодателя при нарушении сроков

• Административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ): штрафы на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлиц — до 50 000 руб. за задержку зарплаты (средний заработок входит в заработную плату).
• Дополнительная компенсация (ст. 236 ТК РФ): за каждый день задержки выплаты среднего заработка, процент от ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченной суммы.
• Налоговые риски: если суточные выплачены с задержкой и не зафиксированы в ЛНА, ФНС может переквалифицировать их в заработную плату с начислением НДФЛ и взносов на полную сумму.
• Уголовная ответственность (ст; 145.1 УК РФ): при злостной невыплате заработной платы (среднего заработка) более 3 месяцев на сумму свыше 2,25 млн руб. (для организаций) или 10 млн руб. (для ИП).
• Проверка документов: работодатель обязан проверять подлинность билетов, чеков гостиниц. Фиктивные командировки и поддельные документы — повод для уголовного дела (мошенничество, растрата).

Алгоритм действий бухгалтера и кадровца: пошагово

1. Приказ о командировке (ф. Т-9/Т-9а): указать даты выезда/возвращения, пункт назначения, цели. Если даты точные — календарные дни. Если нет, условие окончания.
2. Расчет среднего заработка: за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу выезда (с учетом исключений по ст. 139 ТК РФ и Постановлению № 922). Начислить в зарплатной ведомости за период командировки.
3. Начисление суточных: количество суток × установленная норма (в пределах 700/2500 руб. для НДФЛ). Отразить в ведомости начислений (код дохода 2000 или 2001).
4. Выплата аванса (суточные + проезд/жилье): за 3–5 дней до выезда (по кассовому ордеру или на карту). Получить расписку/подпись в ведомости.
5. После возвращения (в течение 3 рабочих дней): работник сдает авансовый отчет (ф. № 0504833) с приложенными чеками/билетами/актом приема-сдачи работ.
6. Финальный расчет: сверка полученных авансов с фактическими расходами. Донесение — к работнику, перерасход — удержание из зарплаты (с письменного согласия, ст. 137 ТК РФ) или взыскание через суд.
7. НДФЛ и взносы: удержать/начислить по итогам расчета. Сдача 6-НДФЛ, ЕСВН/РСВ.

Частые ошибки, которые ведут к штрафам

• Ошибка 1: Не прописать сроки выплаты суточных в ЛНА. Инспекция труда расценивает это как нарушение ст. 136 ТК РФ (нарушение сроков выплаты заработной платы).
• Ошибка 2: Выплачивать суточные «в конверте» без приказа и ведомости. Риск: признание всей суммы заработной платой с начислением всех налогов + штрафы 20–40% (ст. 122 НК РФ).
• Ошибка 3: Не удерживать НДФЛ с суммы суточных, превышающей 700/2500 руб. (если норма превышена ЛНА).
• Ошибка 4: Не требовать авансовый отчет в течение 3 дней после возвращения. Деньги считаются нецелевым расходованием, налоговый учет расходов под угрозой.
• Ошибка 5: Не начислять средний заработок за выходные/праздничные дни в пути. Это прямое нарушение ст. 167 ТК РФ и Постановления № 749.

Резюме: чек-лист для соблюдения сроков

Грамотное управление временем начисления командировочных, это баланс между требованиями Трудового кодекса (гарантии работнику) и Налоговым кодексом (обоснованность расходов бизнеса). Главное правило: средний заработок — строго по графикам зарплаты (ст. 136 ТК РФ), суточные и возмещения — по правилам, закрепленным в ваших ЛНА.

Регулярно актуализируйте Положение о командировках с учетом изменений в судебной практике и разъяснений Минтруда (актуальные письма 2023–2026 гг.). Это сэкономит компанию от штрафов ГИТ, налоговых доплат и судебных издержек.

Статья подготовлена на основе материалов КонсультантПлюс, разъяснений Минтруда России (Письма от № 14-1/ООГ-4422, от 2023–2026 гг.), Постановления Правительства РФ № 749, ТК РФ и НК РФ. Актуально на .