Даже в век цифровизации трудовые книжки остаются ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж.
В 2026 году работодатели всё ещё обязаны фиксировать трудовую деятельность работника, но правила ведения кардинально изменились.
Ниже — чек-лист, разъяснения и контакты организаций, куда можно обратиться за помощью.

Кто и когда должен вести трудовые книжки

• Работодатели всех форм собственности — ИП, ООО, АО, унитарные предприятия, филиалы иностранных компаний, а так же индивидуальные предприниматели.
• Сроки внесения сведений: не позднее 5 рабочих дней с даты издания приказа о приёме, переводе, увольнении (Приказ Минтруда № 320н).
• Обязательный переход на электронный формат:
  • с года — запрещено открывать новые бумажные трудовые книжки, включая дубликаты при утере.
  • с года — для впервые трудоустраивающихся вообще бумажную трудовую не формируют; учёт ведётся только в цифровом виде через СФР.

Что изменилось порядке ведения трудовых книжек в 2024–2026 гг.

1. Ежемесячное информирование СФР — работодатель передаёт сведения о:
   • приёме,
   • переводах,
   • увольнении,
   • испытаниях,
   • восстановлении на работе.
2. В течение 1 рабочего дня после приказа о приёме/увольнении сведения направляются в СФР
   согласно письму Роструда от № ПГ/13735-6-1.
3. Если работник требует бумажный экземпляр:
   • у сотрудников, у которых уже есть бумажная трудовая, она выдаётся в течение 3 рабочих дней после подачи заявления о переходе на электронный формат;
   • ответственность за сохранность бланка после выдачи снимается с работодателя.

Ответственность работодателя

Штрафы:

• В отсутствии сведений в СФР, до 5 000 руб на должностное лицо, до 50 000 руб — на юрлицо.
• Дискриминация запрета на трудоустройство при отсутствии бумажной книжки незаконна.

Судебная практика: определение Четвертого кассационного суда № 88-27843/2024 от
взыскало с организации компенсацию в пользу сотрудника за просроченный ввод сведений в СФР, что повлияло на получение пенсии.

Что делать работнику

1. Онлайн-проверка: через ЕСИА-аккаунт на портале «Госуслуги» → «СФР» → раздел «Трудовая книжка».
2. Приём на работу впервые после : кадровику достаточно вашего СНИЛС и гражданского паспорта; бумажную трудовую не оформляют.
3. Если ошибка в записях:
   • подать письменное заявление в кадровую службу;
   • если необоснованный отказ — писать в Роструд или подавать в суд (см. контакты ниже).

Краткий итог

• Работодатель обязан отслеживать трудовую деятельность работника онлайн.
• Бумажные книжки больше не создаются, но сохраняются у тех, у кого они уже есть.
• Невыполнение цифрового учёта грозит административной ответственностью.
• Ошибки оперативно исправляются в СФР; споры решаются по горячим линиям или в суде.

Запомните главное: в 2026 году единственный законный формат новой трудовой книжки — это электронная запись в СФР.
Бумажные варианты выдаются только по запросу и лишь тем, у кого они уже были.