Выдача займа сотруднику — распространенная практика, с помощью которой работодатель поддерживает работников в сложной финансовой ситуации․ Как правило, прямой экономической выгоды для компании здесь нет: организация просто хочет выручить своего сотрудника․ Однако такая операция требует грамотного оформления и правильного налогового сопровождения, чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов․
Оформление договора займа
Отношения между работодателем и работником при выдаче займа регулируются гражданским законодательством (глава 42 ГК РФ)․ Договор займа должен быть заключен в письменной форме․ В нем следует указать:
- сумму займа и валюту;
- срок возврата денежных средств;
- порядок возврата (единовременно или равными частями);
- размер процентов либо указание на беспроцентный характер займа;
- порядок передачи денег (наличными из кассы или перечислением на счет работника);
- ответственность сторон за нарушение условий договора․
Выдача денежных средств подтверждается расходным кассовым ордером или платежным поручением․ Возврат займа может производиться как путем внесения денег в кассу, так и путем удержания из заработной платы — но только с письменного согласия работника․
Бухгалтерский учет
Выданный заем отражается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным займам»․ Проценты по займу, если они предусмотрены договором, признаются прочими доходами организации и начисляются в соответствии с условиями договора․
Налог на прибыль
При определении базы, облагаемой налогом на прибыль, суммы выданных займов не учитываются в расходах (п․ 12 ст․ 270 НК РФ)․ Возврат займа также не является доходом организации․
Если условиями договора предусмотрена выплата процентов за пользование денежными средствами, то доход в виде процентов подлежит включению в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в качестве внереализационных доходов․ В целях исчисления налога на прибыль внереализационным доходом организации являются доходы в виде процентов, полученных по договорам займа, кредита, банковского счета, банковского вклада, а также по ценным бумагам и другим долговым обязательствам․
Начисление процентов происходит с учетом особенностей, например срока договора займа․ Порядок отражения процентов в налоговом учете зависит от условий их начисления и выплаты․
НДФЛ и материальная выгода
Денежные средства, полученные работником в долг на условиях возвратности и срочности, не облагаются НДФЛ, так как не являются доходом физического лица․
Однако при выдаче беспроцентного займа или займа под низкий процент у работника возникает материальная выгода от экономии на процентах․ Она определяется исходя из ключевой ставки ЦБ РФ и облагается НДФЛ по ставке 35%․ Организация в данном случае выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и перечислить налог, а также отразить доходы физического лица в НДФЛ-отчетности․
Важное исключение: материальная выгода не облагается НДФЛ, если заем предоставлен на приобретение (строительство) жилья, по которому работник получает имущественный налоговый вычет, и право на вычет подтверждено налоговым органом․
Пример расчета
Если сумма материальной выгоды за месяц составила 41,20 руб․, то налоговое обязательство по НДФЛ (по ставке 35%) составит 14,42 руб․ (41,20 × 35%)․ Норма актуальна даже для случаев, когда оформляется беспроцентный заем․
Прощение займа: налоговые последствия
Даже если компания простила заем, налоговая этого «не простит»․ Списание задолженности фактически превращает заем в доход работника: считается, что он получил деньги, которые не нужно возвращать․ С прощенной суммы необходимо удержать НДФЛ по ставке 13% (15% — с доходов свыше установленного порога)․ Кроме того, возникает вопрос о начислении страховых взносов, поэтому бухгалтерии приходится отдельно прорабатывать налоговое сопровождение таких операций․
Займы взаимозависимым лицам
Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда организация заключает договор беспроцентного займа с взаимозависимым лицом․ Налоговые органы иногда считают, что при выдаче беспроцентного займа взаимозависимому лицу налогоплательщик должен учесть неполученные доходы в виде процентов, которые он мог бы получить при выдаче процентного займа не взаимозависимому лицу, и самостоятельно скорректировать налоговую базу․
Вместе с тем, вопреки распространенному мнению, беспроцентные займы сами по себе не являются налоговыми рисками: доначисление дохода в виде неполученных процентов возможно только в рамках контролируемых сделок по правилам раздела V․1 НК РФ․ Сделки между российскими взаимозависимыми лицами признаются контролируемыми лишь при соблюдении определенных условий (например, при превышении установленного порога доходов по сделкам за год)․
Практические рекомендации
- Всегда оформляйте заем письменным договором с четкими условиями возврата․
- При беспроцентном займе ежемесячно рассчитывайте материальную выгоду и удерживайте НДФЛ по ставке 35%․
- Если заем целевой (на покупку жилья), запросите у работника подтверждение права на имущественный вычет — это освободит от НДФЛ с материальной выгоды․
- Проценты по займу включайте во внереализационные доходы при расчете налога на прибыль․
- При прощении долга не забудьте начислить НДФЛ с прощенной суммы․
- Взвесьте кадровую составляющую: отказ от выдачи займов снижает налоговые риски, но уменьшает лояльность персонала — люди могут уйти просто потому, что в критический момент не получили поддержки․
Выплата займа работнику — законный и полезный инструмент социальной поддержки персонала․ Главное — правильно оформить договор, корректно отразить операции в бухгалтерском и налоговом учете, своевременно исполнить обязанности налогового агента по НДФЛ и учесть последствия при прощении долга․ Грамотный подход позволит компании помочь сотруднику и при этом избежать претензий налоговых органов․