Проверка подлинности справки — это официальная процедура, в ходе которой организация или должностное лицо обращаются к учреждению, выдавшему документ, с целью подтвердить, что справка действительно была оформлена данной организацией и содержит достоверные сведения. Такие запросы чаще всего направляют работодатели, кадровые службы, банки, образовательные учреждения и государственные органы.

Когда требуется запрос на подлинность справки

• при приёме сотрудника на работу (проверка справок о доходах, медицинских справок, дипломов и справок об обучении);
• при выдаче кредита или ипотеки (проверка справки о доходах 2-НДФЛ или справки по форме банка);
• при поступлении в учебное заведение (проверка документов об образовании);
• при оформлении социальных выплат и льгот;
• при судебных разбирательствах и служебных проверках;
• при сомнениях в подлинности реквизитов, печатей или подписей на документе.

Общие правила составления запроса

Запрос оформляется на официальном бланке организации и должен содержать следующие обязательные элементы:

1. Реквизиты отправителя — полное наименование организации, адрес, ИНН/ОГРН, контактные данные.
2. Адресат — наименование организации, выдавшей справку, и при необходимости ФИО руководителя.
3. Наименование документа, «Запрос о подтверждении подлинности справки».
4. Сведения о проверяемом документе — вид справки, её номер, дата выдачи, ФИО лица, на которое она выдана.
5. Цель запроса, например, проверка при трудоустройстве или кредитовании.
6. Правовое основание — ссылка на согласие гражданина на обработку персональных данных (ст. 6 Федерального закона № 152-ФЗ).
7. Подпись и печать — запрос подписывает уполномоченное лицо, при наличии ставится печать организации.

Образец запроса

На бланке организации

Исх. № ___ от «___» ________ 20__ г.

Руководителю
(наименование организации, выдавшей справку)
(адрес)

Запрос о подтверждении подлинности справки

Уважаемый(ая) ______________________!

В связи с (указать причину: приёмом на работу / оформлением кредита / предоставлением документов в государственные органы) просим подтвердить подлинность справки (указать вид справки) серия ____ № ______, выданной «___» ________ 20__ г. гражданину(ке) ______________________ (ФИО, дата рождения).

Просим сообщить:

• выдавалась ли указанная справка вашей организацией;
• соответствуют ли сведения, содержащиеся в справке, данным вашего учреждения.

Согласие гражданина на обработку персональных данных и получение сведений о нём прилагается.

Ответ просим направить по адресу: ______________________ (почтовый адрес / адрес электронной почты).

Приложение: копия справки, согласие на обработку персональных данных — на ___ л.

Должность __________ /Подпись/ __________ И.О. Фамилия

Как направить запрос

• Почтой России — заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения;
• Электронно — через официальный сайт учреждения, портал Госуслуг или по электронной почте (если организация принимает электронные обращения);
• Лично — через канцелярию с отметкой о принятии на втором экземпляре.

Сроки ответа и важные нюансы

Организация, получившая запрос, как правило, обязана ответить в течение 30 дней с момента регистрации обращения (в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» и внутренними регламентами). Следует учитывать:

• без согласия владельца справки на обработку персональных данных организация вправе отказать в предоставлении сведений;
• к запросу рекомендуется приложить копию проверяемой справки — это ускорит идентификацию документа;
• некоторые сведения (например, медицинские) защищены врачебной тайной и раскрываются только при наличии письменного согласия гражданина;
• ответ на запрос также оформляется официально — на бланке организации с подписью уполномоченного лица.

Грамотно составленный запрос на подлинность справки позволяет работодателям, банкам и государственным органам защитится от поддельных документов и принимать решения на основании достоверной информации. Главное — указать полные реквизиты проверяемого документа, приложить согласие гражданина на обработку персональных данных и направить запрос способом, подтверждающим факт его получения адресатом.