Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве суда, с указанием сроков их хранения. В районных судах Российской Федерации организация делопроизводства, включая разработку и ведение номенклатуры дел и нарядов, регламентируется Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утверждённой Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 36 (с последующими изменениями).

Понятие и назначение номенклатуры дел

Номенклатура дел в районном суде выполняет несколько важнейших функций:

• обеспечивает учёт документов, образующихся в деятельности суда;
• служит основой для группировки исполненных документов в дела и наряды;
• обеспечивает систематизацию и индексацию делопроизводственных единиц;
• определяет сроки хранения дел и нарядов;
• является базой для составления описей дел и передачи документов в архив.

Дела и наряды — это основные делопроизводственные единицы в суде, входящие в перечень сводной номенклатуры дел суда и в систему управления документами (СУД).

Что такое «дело» и что такое «наряд»

Дело

Дело — совокупность документов, относящихся к конкретному вопросу или участку работы, помещённых в отдельную обложку. К делам относятся, например:

• личные дела судей и работников аппарата;
• документы по кадровым вопросам;
• переписка с вышестоящими органами;
• материалы по организационно-распорядительным вопросам;
• документы по материально-техническому и финансовому обеспечению.

Наряд

Наряд, специфическая форма формирования документов, применяемая в судебном делопроизводстве. В наряды формируются документы по вопросам, не связанным с рассмотрением конкретных судебных дел, например:

• наряды по исполнению судебных актов;
• наряды по учёту и отчётности;
• наряды по обращениям граждан и организаций;
• наряды по служебной переписке, не подшитой в конкретные дела.

Структура и составление номенклатуры

Номенклатура дел районного суда составляеться по единой форме и включает следующие графы:

1. Индекс дела — условное цифровое (или цифро-буквенное) обозначение, включающее индекс структурного подразделения и порядковый номер дела по номенклатуре;
2. Заголовок дела (наряда) — краткое и точное изложение содержания документов;
3. Количество дел (нарядов) — проставляется по итогам календарного года;
4. Срок хранения — устанавливается на основании перечней документов с указанием сроков хранения, утверждаемых в установленном порядке;
5. Примечания — отметки о передаче дел в архив, об уничтожении, о переходящих делах.

Порядок формирования дел и нарядов

Формирование документов в дела и наряды осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству:

• законченные производством документы сдаются исполнителем специалисту делопроизводства в 10-дневный срок;
• документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Инструкции;
• документы списываются председателем судебного состава или руководителем подразделения в дело с указанием номера дела по номенклатуре, даты списания и отметки об исполнении;
• внутри дела документы располагаются в хронологическом или логическом порядке;
• на обложке дела указываются наименование суда, индекс дела, заголовок, даты заведения и окончания, срок хранения.

Сроки хранения и архивная передача

Сроки хранения дел и нарядов определяются на основании перечня документов, образующихся в деятельности судов общей юрисдикции, с указанием сроков хранения. Различают:

• дела постоянного хранения;
• дела с длительными сроками хранения (свыше 10 лет);
• дела с временными сроками хранения (до 10 лет), подлежащие уничтожению по истечении срока.

По окончании календарного года завершённые дела и наряды подлежат оформлению, составлению описи и последующей передаче в архив суда, а затем — в государственный архив.

Значение правильного ведения номенклатуры

Грамотно составленная и актуализируемая номенклатура дел и нарядов обеспечивает:

1. оперативный поиск необходимых документов;
2. сохранность документального фонда суда;
3. соблюдение установленных сроков хранения;
4. прозрачность и порядок в делопроизводстве;
5. успешное прохождение проверок со стороны Судебного департамента и архивных органов.

Номенклатура дел и нарядов — фундаментальный инструмент организации делопроизводства в районном суде. Её разработка и ведение строго регламентированы Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде (Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 36). Соблюдение установленных правил формирования, индексации и хранения дел и нарядов является обязательным условием эффективной работы аппарата суда и обеспечения сохранности судебной документации.