Работа на автозаправочной станции связана с повышенной материальной ответственностью: операторы и заправщики ежедневно имеют дело с денежными средствами, топливом и расчётными документами. Поэтому ситуации, требующие письменных объяснений от сотрудника, возникают на АЗС довольно часто. В этой статье разберём, что такое объяснительная записка, в каких случаях её требуют на заправке, как её правильно написать, и приведём готовые образцы для самых распространённых ситуаций.
Что такое объяснительная записка и зачем она нужна
Объяснительная записка, это документ, в котором сотрудник излагает причины и обстоятельства допущенного нарушения или сложившейся рабочей ситуации. Она пишется либо добровольно, либо по требованию руководителя.
Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. На его предоставление даётся два рабочих дня. Если по истечении этого срока объяснение не предоставлено, составляется соответствующий акт, и работодатель вправе применить взыскание без объяснительной.
Грамотно составленная записка может:
- защитить сотрудника от необоснованного дисциплинарного взыскания;
- смягчить наказание, если вина признана и сотрудник раскаивается;
- стать доказательством в суде при трудовом споре;
- помочь руководству объективно разобраться в ситуации.
Типичные ситуации на АЗС, требующие объяснительной
Специфика работы заправки порождает ряд характерных инцидентов:
- Недостача в кассе, расхождение суммы наличных с данными кассовой отчётности при снятии Z-отчёта.
- Недостача топлива — расхождение фактических остатков в резервуарах с книжными данными.
- Ошибка при заправке — заливка не того вида топлива в бак автомобиля клиента.
- «Уезд» клиента без оплаты — когда водитель заправился и покинул АЗС, не рассчитавшись.
- Опоздание или прогул — нарушение трудовой дисциплины.
- Невыполнение должностных обязанностей — например, не проведена уборка территории, не оформлена витрина.
- Нарушение кассовой дисциплины — не пробит чек, ошибка в чеке, неверный возврат.
- Порча имущества — повреждение оборудования, топливораздаточной колонки.
- Конфликт с клиентом — жалоба на грубость или некорректное обслуживание.
Общие правила составления объяснительной записки
Объяснительная пишется в свободной форме, но должна соответствовать нормам делопроизводства:
Структура документа
- Шапка (правый верхний угол): кому адресована записка (должность, ФИО руководителя, наименование организации) и от кого (должность, ФИО сотрудника).
- Название документа — «Объяснительная записка» — по центру.
- Основная часть — описание фактических обстоятельств: дата, время, суть произошедшего, причины.
- Дата и подпись с расшифровкой.
Практические рекомендации
- Пишите от первого лица, кратко и по существу, без лишних эмоций.
- Указывайте только факты, избегая домыслов и обвинений в адрес коллег.
- Приложите подтверждающие документы, если они есть (справки, чеки, акты).
- Если вины нет, так и напишите, приведя аргументы.
- Если вина есть — признайте её, выразите готовность исправить ситуацию и не допускать подобного впредь.
- Составьте записку в двух экземплярах: один передайте руководителю, на втором попросите поставить отметку о получении и оставьте себе.
- Подпись должна быть «живой», с расшифровкой фамилии.
Образец 1. Объяснительная записка о недостаче в кассе
Директору ООО «Топливо-Сервис»
Иванову И.И.
от оператора АЗС № 5
Петровой Анны Сергеевны
Объяснительная записка
Я, Петрова Анна Сергеевна, работаю оператором АЗС № 5 с . при снятии Z-отчёта по окончании моей смены была выявлена недостача денежных средств в кассе в размере 1 500 (одна тысяча пятьсот) рублей.
Поясняю, что в период с 18:00 до 20:00 на заправке наблюдался большой поток клиентов. Предполагаю, что при расчёте одного из покупателей я по ошибке выдала сдачу в большем размере, чем полагалось. Умысла на присвоение денежных средств у меня не было.
Свою ошибку признаю, готова возместить сумму недостачи в установленном порядке. Впредь обязуюсь проявлять повышенную внимательность при кассовых операциях.
Петрова А.С. ____________
Образец 2. Объяснительная записка об «уезде» клиента без оплаты
Директору ООО «Топливо-Сервис»
Иванову И.И.
от оператора АЗС № 5
Сидорова Павла Николаевича
Объяснительная записка
Я, Сидоров Павел Николаевич, в 14:35 отпустил через терминал ТРК № 3 40 литров топлива АИ-95 на сумму 2 400 рублей в автомобиль марки Kia Rio, гос. номер А123БВ77. После заправки водитель покинул территорию АЗС, не произведя оплату.
Я незамедлительно сообщил о произошедшем старшему оператору смены, данные автомобиля зафиксированы камерами видеонаблюдения. Запись видеонаблюдения сохранена, заявление в полицию подано руководством АЗС.
Своей вины в произошедшем не усматриваю, поскольку отпуск топлива производился в штатном режиме в соответствии с должностной инструкцией, а действия водителя предотвратить не имел возможности.
Сидоров П.Н. ____________
Образец 3. Объяснительная записка об ошибке при заправке (залито не то топливо)
Директору ООО «Топливо-Сервис»
Иванову И.И.
от заправщика АЗС № 5
Козлова Дмитрия Андреевича
Объяснительная записка
Я, Козлов Дмитрий Андреевич, в 11:20 при обслуживании автомобиля Hyundai Solaris, гос. номер В456ГД77, по ошибке залил в топливный бак бензин АИ-92 вместо дизельного топлива, которое запросил клиент.
Ошибка произошла из-за моей невнимательности: одновременно обслуживались три автомобиля, и я перепутал заправочные пистолеты. Клиенту об ошибке было сообщено сразу, двигатель автомобиля запущен не был. Вызванный эвакуатор доставил автомобиль в сервис для слива топлива.
Свою вину признаю полностью. Готов возместить причинённый ущерб в порядке, установленном законодательством. Обязуюсь впредь строго соблюдать регламент обслуживания и не допускать подобных ошибок.
Козлов Д.А. ____________
Образец 4. Объяснительная записка об опоздании
Директору ООО «Топливо-Сервис»
Иванову И.И.
от оператора АЗС № 5
Смирновой Ольги Викторовны
Объяснительная записка
Я, Смирнова Ольга Викторовна, опоздала на работу на 1 час 20 минут. Причиной опоздания стала поломка автобуса маршрута № 12, на котором я добираюсь до места работы. Автобус сломался в 06:40 на остановке «Заводская», замена транспорта была предоставлена только в 07:30.
В подтверждение прилагаю справку от транспортной компании. О случившемся я сразу сообщила старшему оператору смены по телефону.
Впредь обязуюсь выезжать на работу с большим запасом времени.
Смирнова О.В. ____________
Образец 5. Объяснительная записка о недостаче топлива
Директору ООО «Топливо-Сервис»
Иванову И.И.
от старшего оператора АЗС № 5
Волкова Сергея Петровича
Объяснительная записка
Я, Волков Сергей Петрович, по результатам инвентаризации, проведённой , была выявлена недостача топлива АИ-95 в объёме 85 литров.
Поясняю, что в ночную смену наблюдался сбой в работе программного обеспечения кассового терминала: часть операций по ТРК № 2 не была отражена в отчётах. О неисправности я сообщал системному администратору (заявка № 134 от ). Предполагаю, что расхождение вызвано техническим сбоем, а не фактической утратой топлива.
Прошу учесть данные обстоятельства и провести повторный замер остатков с участием технического специалиста.
Волков С.П. ____________
Чего не следует делать при написании объяснительной
- Не игнорируйте требование руководителя — отказ от дачи объяснений не освобождает от ответственности, а лишь лишает вас возможности изложить свою позицию.
- Не пишите неправду — ложные сведения легко проверяются и усугубляют ситуацию.
- Не используйте эмоциональные оценки, оскорбления и обвинения коллег без доказательств.
- Не затягивайте со сроками — на подачу объяснительной отводится два рабочих дня.
Объяснительная записка на АЗС — важный инструмент защиты прав сотрудника и объективного разбирательства инцидентов. Пишите её спокойно, фактологично и в установленный срок, прилагайте подтверждающие документы и обязательно оставляйте себе заверенный экземпляр. Представленные выше образцы помогут грамотно оформить документ в любой типичной для заправки ситуации — от недостачи в кассе до ошибки при заправке автомобиля клиента.