Архив Октябрьской железной дороги (ОЖД) — это не просто место хранения старых документов, а сложная организационная структура, обеспечивающая сохранность уникального исторического наследия одного из старейших и крупнейших филиалов ОАО «РЖД». В статье подробно рассматривается устройство архива, роль отделения хранения, состав фондов и порядок обращения за информацией.

Историческая справка и значение архива

Октябрьская железная дорога образована в 1918 году на базе Петроградской, Московско-Виндавской и части других путей. За более чем столетие истории накопился массив документов, отражающий:

• Строительство и эксплуатацию путей сообщения Северо-Запада России;
• Роль дороги в Великой Отечественной войне (Дорога Жизни, эвакуация, снабжение фронта);
• Этапы электрификации, технического перевооружения и развития высокоскоростного движения;
• Социально-экономическую историю региона и биографии железнодорожников.

Архив ОЖД является структурным подразделением дорожного управления и подчиняется законодательству РФ в области архивного дела, а также корпоративным стандартам ОАО «РЖД».

Организационная структура: Отделение архива (Отделение хранения)

В структуре управления архивным делом ОЖД ключевую роль играет Отделение архива (часто официально именуемое «Отделением хранения и использования документов» или «Отделением документационного обеспечения» в зависимости от актуального штатного расписания).

Основные функции отделения:

1. Приемка документов на хранение: формирование дел по номенклатурам, экспертиза стоимости документов, составление описей.
2. Обеспечение условий хранения: поддержание микроклимата (температура, влажность), противопожарная безопасность, антибиотическая защита.
3. Научно-справочная работа: учет фондов (путеводители, реестры, картотеки), оцифровка документов, создание электронных баз данных.
4. Выдача документов: обслуживание внутренних потребителей (службы дороги, суды, прокуратура) и внешних пользователей (граждане, исследователи, юристы).
5. Популяризация архивного наследия: выставки, публикации, участие в проектах «Железнодорожники — Победители», «История ОЖД».

Территориальное размещение

Главное архивное хранилище ОЖД исторически располагается в Санкт-Петербурге (часто на территории бывших управлений путей или специально выделенных зданиях, например, в районе Московского вокзала или на Октябрьской направлении). Также функционируют архивы структурных подразделений — путевых управлений (Псковское, Тверское, Новгородское, Петрозаводское, Мурманское, Калининградское, Санкт-Петербургское, Выборгское), которые переводят дела в центральное архивное отделение по истечении сроков хранения в ведомственных архивах управлений.

Состав архивных фондов

Фонды архива ОЖД делятся на несколько крупных хронологических и тематических блоков:

А. Фонды дореволюционного периода (до 1917 г.)

• Документы управлений Николаевской, Московско-Виндавской, Петербургско-Варшавской, Рижско-Орыольских и других частных и государственных дорог, вошедших в состав ОЖД.
• Дела по строительству путей, отчетам инженеров, планам станций, земельным вопросам.

Б. Фонды советского периода (1918–1991 гг.)

• Распоряжения и приказы управления ОЖД, протоколы собраний коллегий.
• Документы по Великой Отечественной войне: отчеты о перевозках, восстановлении путей, партизанское движение на путях ОЖД, «Дорога Жизни» через Ладожское озеро.
• Материалы по электрификации (первые участки ЛЕП, ЭМУ), введению дизельной тяги, автоматизации.
• Кадровые дела, личные карточки железнодорожников, материалы по награждению орденами и медалями.

В. Фонды современного периода (с 1992 г.)

• Документы ОАО «РЖД» и филиала ОЖД: уставы, стратегии развития, отчетность.
• Проектная документация по строительству ВСМ-1 (Санкт-Петербург — Москва), модернизации узловых станций (Московский, Ладожский, Финляндский вокзалы).
• Документы по безопасности движения, расследованиям ЧП и катастроф.

Г. Специальные фонды и коллекции

• Фотодокументы: уникальные снимки строительства, станций, подвижного состава, быта железнодорожников (сотни тысяч единиц хранения).
• Кинодокументы и фоно документы: хроники дорожных праздников, обучающие фильмы, записи переговоров диспетчеров.
• Картографические материалы: планы путей, профили путей, схемы сигнализации и связи, межевые планы земель дороги.
• Техническая документация: чертежи сооружений, типовой проектов станций, мостов, надземных и подземных переходов.

Порядок обращения в архив (для граждан и организаций)

Обращение в отделение архива ОЖД возможно по следующим основаниям:

Для граждан (запросы социально-правового характера):

• Подтверждение стажа работы (для пенсии, льгот).
• Подтверждение факта награждения, травмирования, репрессирования.
• Генеалогические запросы (поиск сведений о предках — железнодорожниках).

Необходимые документы: заявление (в свободной форме или по форме), копия паспорта, документы, подтверждающие родственные связи (при запросе о другом лице), доверенность (если представляет доверенное лицо).

Для организаций (суды, прокуратура, следственные органы, нотариусы):

• Официальный запрос на бланке организации с указанием основания (ст. 57 ГК РФ, ст. 86 ГПК РФ и др.).

Способы подачи запроса:

1. Лично: в приемной архива (по предварительной записи).
2. Почтой: заказным письмом с вложением описи.
3. Электронно: через официальный сайт ОАО «РЖД» (раздел «Обращения граждан») или портал Госуслуг (если интегрировано).

Сроки рассмотрения: согласно законодательству — до 30 календарных дней (с возможностью продления до 30 дней при сложных поисках).

Оцифровка и удаленный доступ

В рамках программы «Цифровая РЖД» и нацпроекта «Культура» архив ОЖД ведет активную работу по оцифровке:

• Создание электронных копий наиболее востребованных фондов (метрические книги приходов при станциях, списки сотрудников, фотоальбомы).
• Размещение описей и путеводителей в открытом доступе на сайте ОЖД / РЖД.
• Внедрение электронного архива (ЭАРХ) для внутреннего документооборота и хранения электронных оригиналов.

Однако значительная часть фондов (особенно кадровых дел после 1950 г. и технической документации) доступна только при личном обращении или по официальному запросу из-за законов о персональных данных и коммерческой тайне.

Контакты и реквизиты (справочно)

Внимание: Точные адреса, телефоны приемной и часы работы могут меняться. Актуальную информацию всегда необходимо уточнять на официальном сайте Октябрьской железной дороги (oct.rzd.ru) в разделе «О компании» → «Архив» или «Обращения граждан».

Типовые реквизиты для официальных запросов:

• Наименование: Филиал ОАО «РЖД» «Октябрьская железная дорога» — Архив (или Управление архивным делом и делопроизводством).
• Юридический адрес: г. Санкт-Петербург, пл. Гаванская, д. 1 (адрес управления ОЖД; архив может находиться по другому адресу).
• Телефон справки/приемной: уточнять на сайте (обычно единый справочный +7 (812) …).

Особенности работы с «закрытыми» фондами

Часть документов архива ОЖД содержит сведения, составляющие государственную тайну (военные перевозки, стратегические объекты), коммерческую тайну (технические параметры путей, алгоритмы управления движением) или персональные данные (кадровые дела менее 75-летней давности).

Доступ к таким документам предоставляется только:

• По запросу уполномоченных государственных органов.
• Саму субъекту персональных данных (или его наследнику при подтверждении смерти и родства).
• По решению суда.

Сроки разграничения доступа устанавливаются Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» (ст. 15, 16) и отраслевыми перечнями.

Рекомендации исследователям и генеалогам

1. Подготовьте максимально полные входные данные: ФИО полностью, даты рождения/смерти, примерные годы работы, название станции, депо, участка или путевого управления.
2. Определите путевое управление: ОЖД огромна. Если предок работал в Мурманске — ищите в фондах Мурманского путевого управления (переведенных в центральный архив или хранящихся на месте).
3. Используйте описи: Попросите архивиста прислать скан описи фонда (опис дела) перед заказом самого дела — это сэкономит время и деньги на копировании.
4. Фотофиксация: В читальне архива обычно разрешается бесплатная фотосъемка документов на свой фотоаппарат/телефон (без вспышки), что значительно дешевле заказа копий.

---

Отделение архива Октябрьской железной дороги, это системообразующий элемент для сохранения исторической памяти дорожной отрасли. Его фонды являются незаменимым источником для истории транспорта, демографии Северо-Запада, военной истории и решения актуальных правовых вопросов (пенсии, земельные споры, наследие). Грамотное взаимодействие с архивом — через официальные запросы или работу в читальне, позволяет получать достоверные документальные доказательства за разумные сроки.