Когда работник совершает дисциплинарный проступок, работодатель обязан затребовать от него письменное объяснение, это требование закреплено в статье 193 Трудового кодекса РФ. Однако на практике сотрудники нередко отказываются давать какие-либо пояснения. В такой ситуации работодателю необходимо правильно зафиксировать этот факт, составив акт об отказе дачи объяснительной. В данной статье мы подробно разберём, зачем нужен этот документ, как его правильно оформить и каких ошибок следует избегать.

Зачем нужен акт об отказе от дачи объяснений

Акт об отказе работника дать объяснения является юридически значимым документом, который подтверждает, что работодатель выполнил свою обязанность и затребовал от работника объяснения, а работник отказался их предоставить либо уклонился от этого.

Важно понимать: составление объяснительной по закону является не обязанностью сотрудника, а его правом. Принуждать работника к даче объяснений неправомерно. Однако отказ от объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания — об этом прямо сказано в части 2 статьи 193 ТК РФ.

Таким образом, акт выполняет следующие функции:

• подтверждает соблюдение работодателем процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности;
• защищает работодателя в случае судебного спора с работником;
• служит доказательством того, что работнику была предоставлена возможность высказать свою позицию;
• позволяет законно применить дисциплинарное взыскание даже при отсутствии объяснительной.

Когда составляется акт

Согласно статье 193 ТК РФ и Руководству Роструда (Приказ от № 253), работодатель должен выждать два рабочих дня с момента предъявления требования о даче объяснений. Только по истечении этого срока, если работник отказался или уклонился от дачи объяснений, составляется соответствующий акт.

Важный нюанс: работодателю стоит строго соблюсти срок в два дня и не применять дисциплинарное взыскание в тот же или на следующий день, даже если в день требования объяснений работник сразу отказался их предоставлять. Нарушение этого срока может стать основанием для признания взыскания незаконным.

Акт составляется в следующих ситуациях:

• работник прямо заявил об отказе писать объяснительную;
• работник уклоняется от дачи объяснений (игнорирует требование);
• истекли два рабочих дня, а объяснительная так и не предоставлена;
• работник отказался знакомиться с уведомлением о необходимости дать объяснение (в этом случае составляется отдельный акт об отказе в ознакомлении).

Структура и содержание акта

Унифицированной формы акта законодательством не установлено, поэтому организация вправе разработать собственный бланк. Однако документ должен содержать обязательные реквизиты и сведения.

Шапка документа

В верхней части акта указываются:

• наименование организации (или Ф.И.О. работодателя — индивидуального предпринимателя);
• название документа — «Акт об отказе работника от дачи письменных объяснений»;
• дата составления документа;
• порядковый номер акта (в соответствии с внутренней нумерацией кадровых документов);
• место составления (населённый пункт).

Основная (текстовая) часть

В текстовом блоке акта необходимо отразить следующие сведения:

1. Состав комиссии. Указываются должности и Ф;И.О. работников, которые составили документ. Как правило, акт составляется комиссионно — не менее чем тремя лицами (например, руководитель структурного подразделения, специалист отдела кадров, представитель профсоюза или иной работник).
2. Данные работника. Ф.И;О., должность, структурное подразделение сотрудника, отказавшегося давать объяснения.
3. Описание ситуации. Краткое изложение факта дисциплинарного проступка (прогул, опоздание, нарушение требований охраны труда и т. д.), по которому затребовались объяснения.
4. Факт предъявления требования. Дата и способ вручения работнику требования о даче письменного объяснения со ссылкой на статью 193 ТК РФ.
5. Факт отказа. Формулировка о том, что по состоянию на конкретную дату работник, как того требует ст. 193 ТК РФ, соответствующую объяснительную не предоставил, от дачи объяснений отказался (либо уклонился).
6. Причина отказа — если работник её озвучил. Если причина не названа, делается отметка «причину отказа не указал».

Заключительная часть

В конце документа указываются:

• отметка о том, что акт составлен в двух экземплярах: один остаётся в архиве предприятия, второй передаётся работнику;
• должности, Ф.И.О. и подписи членов комиссии, составивших акт;
• подпись работника об ознакомлении с актом (с датой).

Если работник отказывается подписывать сам акт, об этом делается соответствующая отметка, и можно дополнительно составить акт об отказе работника ознакомиться с актом.

Примерная формулировка текста акта

Ниже приведён пример содержания основной части документа:

«Мы, нижеподписавшиеся: начальник отдела кадров Иванова И.И., руководитель отдела продаж Петров П.П., специалист по охране труда Сидорова С.С., составили настоящий акт о нижеследующем:

работнику отдела продаж менеджеру Кузнецову К.К. в связи с отсутствием на рабочем месте в течение всего рабочего дня было вручено требование о предоставлении письменного объяснения в соответствии со ст. 193 ТК РФ.

По состоянию на (по истечении двух рабочих дней) письменное объяснение Кузнецовым К.К. не предоставлено. От дачи объяснений работник отказался, причину отказа не указал».

Частые ошибки при составлении акта

Чтобы документ имел юридическую силу, избегайте следующих ошибок:

• Составление акта раньше двух рабочих дней. Даже при явном отказе работника рекомендуется выдержать установленный срок.
• Отсутствие подписей свидетелей. Акт, подписанный только одним лицом, легче оспорить в суде.
• Отсутствие доказательств вручения требования. Требование о даче объяснений следует вручать под подпись или направлять способом, подтверждающим получение.
• Неполные данные. Отсутствие даты, номера, Ф.И.О. работника или описания проступка делает акт уязвимым.
• Эмоциональные формулировки. Документ должен быть составлен в нейтральном, деловом стиле, без оценочных суждений.

Нужно ли заверять акт печатью

Заверять акт печатью организации не требуется — достаточно подписей лиц, составивших документ. Печать ставится только в том случае, если это предусмотрено внутренними локальными актами компании.

Что делать после составления акта

После оформления акта работодатель вправе:

1. издать приказ о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор или увольнение по соответствующим основаниям), не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка;
2. ознакомить работника с приказом под подпись в течение трёх рабочих дней;
3. хранить акт вместе с требованием о даче объяснений и приказом в личном деле работника.

Акт об отказе дачи объяснительной, важный элемент процедуры привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Правильно составленный документ защищает интересы работодателя и подтверждает законность его действий при возможных трудовых спорах. Главное — выдержать двухдневный срок, оформить акт комиссионно, указать все обязательные реквизиты и зафиксировать факт отказа нейтральными формулировками со ссылкой на статью 193 ТК РФ.